मास्सिमो फेराची द्वारा संपादित

जब उचित जांच प्रक्रिया को पूरा करने के लिए विदेशी दस्तावेजों का विश्लेषण (और बाद में सत्यापन) करना आवश्यक हो तो क्या होता है?

बैंक ऑफ इटली द्वारा 30 जुलाई 2019 को जारी "मनी लॉन्ड्रिंग और आतंकवाद वित्तपोषण से निपटने के लिए ग्राहक उचित परिश्रम पर प्रावधान" में यह बताया गया है कि पर्यवेक्षित संस्थाओं को "किसी विश्वसनीय और स्वतंत्र स्रोत से प्राप्त दस्तावेजों, डेटा या जानकारी के आधार पर ग्राहक, किसी भी निष्पादक और किसी भी लाभकारी स्वामी की पहचान सत्यापित करनी होगी" (अनुभाग I/c, पृष्ठ 11)।

इसके अतिरिक्त, उसी प्रावधान में पृष्ठ 14 पर नोट संख्या 14 में यह निर्दिष्ट किया गया है कि "जब मूल दस्तावेज किसी विदेशी भाषा में हों, तो प्राप्तकर्ताओं को उनकी सामग्री की पहचान करने के लिए आवश्यक उपाय करने होंगे (आवश्यकता पड़ने पर मूल का प्रमाणित अनुवाद भी शामिल है)"।

इसलिए, व्यक्तियों (कानूनी प्रतिनिधियों, वास्तविक मालिकों या निष्पादकों) के पहचान दस्तावेजों के साथ-साथ विदेश में रहने वाले ग्राहकों (गैर-निवासी खातों) के कॉर्पोरेट दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, विदेशी चैंबर ऑफ कॉमर्स प्रमाणपत्र, एसोसिएशन के लेख और उपनियम, बैठकों के कार्यवृत्त) के लिए, मध्यस्थों को अत्यंत सावधानी बरतनी चाहिए ताकि ऐसे व्यावसायिक संबंध स्थापित करने से बचा जा सके जिनमें प्रस्तुत किए गए अंतर्निहित दस्तावेजों की नियमितता और सत्यता का अभाव हो या वे संदिग्ध हों।

लेकिन हम यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि दस्तावेज सही क्रम में हैं?

कानूनन वैधीकरण या अपोस्टिल जैसे केवल दो आधिकारिक तरीके हैं। अक्सर लोग इन दोनों को लेकर भ्रमित हो जाते हैं, इसलिए आइए विस्तार से समझते हैं कि ये कैसे काम करते हैं।

कानून बनाना

विदेशी अधिकारियों द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों और विलेखों को इटली में वैध होने के लिए विदेशों में स्थित इतालवी राजनयिक-वाणिज्य दूतावासों द्वारा विधिवत प्रमाणित किया जाना आवश्यक है।

अंतर्राष्ट्रीय समझौतों द्वारा आवश्यक बहुभाषी प्रपत्रों पर तैयार किए गए दस्तावेजों को छोड़कर, ऐसे सभी विलेखों और दस्तावेजों का इतालवी भाषा में अनुवाद करना आवश्यक है।

अनुवादों पर "प्रमाणित अनुवाद" की मुहर लगी होनी चाहिए। जिन देशों में आधिकारिक अनुवादक का कानूनी दर्जा होता है, वहां अनुवादक के हस्ताक्षर अनुवाद को प्रमाणित कर सकते हैं, और फिर उस हस्ताक्षर को वाणिज्य दूतावास द्वारा वैध माना जाता है।

जिन देशों में स्थानीय कानून द्वारा यह भूमिका निर्धारित नहीं है, वहां वाणिज्य दूतावास द्वारा जारी किए गए अनुरूपता प्रमाण पत्र का उपयोग करना आवश्यक होगा।

कानूनीकरण की प्रक्रिया आगे बढ़ाने के लिए , आवेदक को वैधीकरण के लिए आवश्यक दस्तावेज़ (मूल रूप में) के साथ कांसुलर कार्यालय में नियुक्ति के द्वारा उपस्थित होना होगा।

अनुवाद की अनुरूपता का प्रमाण पत्र प्राप्त करने के लिए , आवेदक को विदेशी भाषा में मूल दस्तावेज और अनुवाद के साथ, नियुक्ति लेकर, वाणिज्य दूतावास कार्यालय में उपस्थित होना होगा।

उपरोक्त दस्तावेजों के लिए वर्तमान में लागू संबंधित कांसुलर शुल्क में निर्धारित शुल्क का भुगतान करना होगा।

अपोस्टिल
5 अक्टूबर 1961 के हेग कन्वेंशन पर हस्ताक्षर करने वाले देशों में, जो विदेशी सार्वजनिक दस्तावेजों के वैधीकरण की आवश्यकता को समाप्त करता है, विदेशी अधिकारियों द्वारा जारी किए गए विलेखों और दस्तावेजों को वैध बनाने की आवश्यकता को एक अन्य औपचारिकता द्वारा प्रतिस्थापित किया गया है: "पोस्टिल" (या अपोस्टिल) लगाना।
इसलिए, इस कन्वेंशन पर हस्ताक्षर करने वाले देश के किसी व्यक्ति को वैधीकरण के लिए कांसुलर प्रतिनिधि कार्यालय जाने की आवश्यकता नहीं है, बल्कि वह प्रत्येक देश द्वारा नामित सक्षम आंतरिक प्राधिकारी (आमतौर पर विदेश मंत्रालय) के पास जाकर दस्तावेज़ पर अपोस्टिल लगवा सकता है। यह प्राधिकारी कन्वेंशन में शामिल होने के अधिनियम में प्रत्येक देश के लिए निर्दिष्ट है। एक बार यह हो जाने पर, दस्तावेज़ इटली में मान्य हो जाता है।

हेग कन्वेंशन की पुष्टि करने वाले देशों की अद्यतन सूची और प्रत्येक राज्य के लिए एपोस्टिल लगाने के लिए सक्षम अधिकारियों की सूची हेग कॉन्फ्रेंस ऑन प्राइवेट इंटरनेशनल लॉ (एचसीसीएच) की वेबसाइट www.hcch.net पर उपलब्ध है ।

वर्तमान में, 89 विदेशी राज्यों और एक क्षेत्रीय निकाय ने हेग कन्वेंशन पर हस्ताक्षर किए हैं (जैसा कि संलग्न चित्र में दिखाया गया है)।